Sensommarbröllop på slott i Frankrike - bruden berättar om planering

Att vigas på ett slott under sensommaren på franska rivieran är det nog många som drömmer om. Den 8 september i år var detta precis vad Jonna och Vincent Voorn gjorde tillsammans med 145 gäster. Ett bröllop som enkelt kvalar in under Pinterest kategori för ”dream weddings”. Men hur lyckas man få allt sådär perfekt utan att göra slut med sin partner på vägen? Fru Voorn svarar.  

Hur kom ni på idén att gifta er utomlands?

Eftersom jag är svensk och Vincent är holländare så bestämde vi oss ganska tidigt att vårt bröllop skulle vara på ”neutral mark” och då vi har en bostad i Cannes fick det blir där. Dessutom är jag en extremt väderfixerad person så varken Holland eller Sverige kändes som några starka kandidater…  

Fanns det några svårigheter med att gifta sig just i Frankrike? 

Vi hade först planerat att hålla vigseln i en kyrka, men eftersom de flesta fransmän är katoliker var det svårt för oss (protestanter) att få tillåtelse att boka en tid för vigseln då katolska par alltid har företräde. 

Vad var viktigast för er när ni valde plats? 

Med tanke på problemen vi stötte på när vi letade kyrka så blev vår första prioritering att hitta en plats där vi kunde ha både ceremonin och middagen. Jag var i Cannes i början av september året innan bröllopet och fick uppleva en dag av konstant regn och hårda vindar, så en annan viktig prioritering blev helt plötsligt att hitta ett ställe som kunde erbjuda plan B ifall vädret valde att upprepa sig just på vår dag (jag är en väldig pessimist, så var helt övertygad om att det skulle hända).

Hur planerar man inför ett sådant här stort bröllop?

Eftersom alla våra gäster var tvungna att resa för att ta sig till bröllopet så skickade vi ut Save the Date- korten ett halvår innan bröllopet. Redan då hänvisade jag gästerna till vår hemsida där det fanns reseinformation och specialerbjudanden för hotell. Genom att göra det fick vi också en bra uppfattning om hur många som verkade vara intresserade av att komma. 

Vid den tidpunkten var lokal, fotograf och massmail utskickat till ett tiotal olika cateringfirmor och galaorganisationer (dekoration, ljud/ljus, möbler med mera) med förfrågan om offerter utefter våra önskemål. Efter att noggrant ha studerat alla offerter och jämfört dem prismässigt (Excel var min bästa vän med det jobbet) så valde vi ut två cateringfirmor för provsmakning av menyerna och två galafirmor för att få se provdukningar och gå igenom tidsplanen för dagen. 

Maten var ett lätt beslut för oss, men båda galafirmorna verkade väldigt bra så det var tillslut den som kunde ge oss det bästa priset som vann (det går ofta att förhandla sig till ett bättre pris!). Efter det beställdes inbjudningskorten och information och RSVP möjlighet uppdaterades på hemsidan. Vi bjöd 170 personer från början, vi ville ha ca 140 personer på bröllopet och det slutade med att 145 kom. Vilket var perfekt för oss!   

Hade ni någon bröllopsfixare? 

Nej, vi hade ingen bröllopsfixare. Jag är lite av ett kontrollfreak, men samtidigt för mesig för att säga vad jag verkligen tycker, så det kändes säkrast för mig att kunna bestämma allt själv. Men vad vi däremot hade och som verkligen fungerade bra för oss var att ha en ansvarig person från galafirman som jag kunde ha som vår kontaktperson. Hon hjälpte oss med planeringen av hela eventet och under dagen tog hon rollen som en koordinator. Jag fick väldigt bra kontakt med henne och kände att jag kunde slappna av helt och hållet på dagen. 

Hur lade ni upp er budget? 

Vi insåg tidigt att vi hade valt en väldigt oekonomisk plats att hålla ett bröllop på, så vår prioritering blev att lägga största delen av pengarna på själva dagen. Vår dröm från början var att ha en välkomstmiddag, själva bröllopet och sedan något roligt dagen efter så att gästerna ”fick ut något” för deras resa. Men pengarna räckte inte till. 

Det vi gjorde istället var att lägga bröllopet på en fredag (ceremonin började kl 17), så många flög in på fredag förmiddag. Dagen därpå körde vi ett beachparty (en galen fest i totalt ösregn!) och sedan stannade de flesta för en lugn och härlig söndag för dem själva. Det kändes som programmet var uppskattat och många tog tillfället i akt och gjorde helgen till en minisemester. 

Hur långt i förväg bokade ni saker? Plats, hotell, transport, bord på restauranger etc? 

1 år innan: Vi bokade själva platsen för bröllopet ett år innan och redan då var många datum upptagna.  

Kort därpå skickade vi ut förfrågningar om offerter till catering- och galafirmorna, stället vi hyrde erbjöd nämligen varken mat eller möbler. Men de gav oss en lista på pålitliga och proffsiga företag att jobba med, så vi litade på deras rekommendationer. Efter att offerterna kom in kunde vi göra en mer utförlig budget och planera hur helgen skulle se ut.

10 månader innan: Något som jag tycker är väldigt viktigt är bilder, så jag valde att spendera ganska mycket pengar på det och var ute i god tid med att boka vår fotograf (jag är så glad att jag gjorde det!).

I samma veva flög jag och min mamma ner till Cannes för att förhandla oss till specialerbjudanden på hotell (lättare sagt än gjort). Vi lyckades tillslut få två bra ”options” att erbjuda våra gäster, ett hotell lite utanför stan, nära bröllopsplatsen och ett inne i centrum av Cannes.

När hotellen var spikade gjorde jag hemsidan och la ut en preliminär plan för helgen samt transport och hotellinformation. 

6 månader innan: Därefter beställdes Save the Date-korten och skickades ut, på kortet hänvisade vi gästerna till hemsidan så att de kunde boka deras resor i god tid för bästa möjliga pris. 

5 månader innan: Nu flög vi ner för provsmakning hos de två cateringfirmor vi valt och möten med galafirmorna och kort därefter togs beslut om vilka vi skulle använda oss av. Under den resan hade vi också ett bättre grepp om hur mycket pengar vi hade kvar att spendera och hittade vår ”dagen efter-plats” och tog kontakt med personalen där för priser och planering. 

I samband med detta förhandlade jag med ett transportföretag för bra shuttlepriser mellan flygplatsen och hotellen, även denna information fanns att hitta på hemsidan. Vi spikade även nu sångaren vi valde att ha under ceremonin och middagen, han var grym! 

3 månader innan: Nu skickades den riktiga inbjudan ut. Gästerna hänvisades att RSVPa på hemsidan vilket funkade väldigt smidigt! Eftersom bröllopet var lite efter högsäsong var det enkelt för oss med bokningar av restauranger. 

1 vecka innan: Veckan innan bröllopet (då jag visste mer hur planen såg ut och när gästerna skulle anlända) började jag boka restauranger, och det slutade med att vi var 45 personer som gick ut och åt tillsammans kvällen innan bröllopet. 

Vilka problem stötte ni på under vägen? Vad var svårast? 

Det jag tyckte var svårast var att veta hur pålitliga firmorna var som vi hade bestämt oss för att jobba med. Det är alltid lätt att skicka fantastiska bilder och berätta om alla stora evenemang man har gjort tidigare. Men eftersom jag är en Instagram-stalker så letade jag upp några par som hade haft sina bröllop på slottet och kontaktade dem personligen för att få så mycket information som möjligt från dem. Efter det kändes det mycket lugnare då alla hade varit väldigt nöjda och man hade fått det som hade utlovats. 

Sedan är det klart att det var en svårighet att förhandla sig till bra priser på hotellen när man kommer som en privatperson som är intresserade av ca 40-50 rum då de ofta får förfrågningar av stora företag var och varannan vecka som har en ”unlimited budget”… 

Vad var absolut bäst med att gifta sig där ni gjorde och med att ha så många gäster? 

Slottet där vi gifte oss är helt magiskt! Det är som att kliva in i en sagovärld. Varje ”station” under dagen hade en ny plats. Ceremonin hölls i ”The love garden”, gästerna togs därefter, via huvudentrén (som är så vacker!), runt slottet och ut på terrassen (som vätter ut över havet) för cocktailtimman. Därefter togs de igenom slottet ut på cortyarden för middagen och slutligen var det bar och dans inne i ett av slottsrummen. Men det absolut bästa med platsen var att det fanns möjlighet att flytta in allt om vädret hade ställt till det! När vi hade valt att ha bröllopet på den platsen insåg vi att vi var tvungna att ha ett ganska stort antal gäster för att ”fylla ut” de stora platserna. 

Om ni hade fått göra om något vad hade det varit? 

Vi hade ganska många gäster som var veliga med om de skulle komma eller inte,  det gjorde mig stressad in i det sista med bordsplanering och annan logistik. Jag antar att det alltid blir småändringar in i det sista (vilket inte spelar någon roll). Men när det handlar om +- 15-20 gäster så blir allt lite krångligare. 

Skulle vi göra det igen skulle vi ha varit hårdare med att få ett definitivt svar i tid. Jag lade även ner många timmars oroande över att gästerna inte skulle vara nöjda/ha roligt, men insåg under dagen att de som kom verkligen ville vara där och njöt (nästan) lika mycket som oss. Det visade sig faktiskt ännu mer dagen därpå då vi skulle bjuda på lunch och beachparty, men en halvtimma efter att alla kom så började det ösregna. Maten simmade i vatten och ALLA var dyngsura. Jag ville börja gråta. Men då drog DJn på Sweet Caroline på högsta volym och servitörerna bar in 30 flaskor rosé och 10 flaskor tequila och efter det blev det en fest folk sent kommer att glömma. Så all min oro var förgäves!  

Är ni fortfarande gifta? 

Vi har faktiskt pratat om att skilja oss, för att kunna gifta om oss och göra en favorit i repris! Vi måste bara vinna på Lotto först