Hur formulera i inbjudan att middagen är valfri??

Jag jobbar på hotell, och jag kan säga att det bara är enstaka avbokningar man accepterar på en gruppbokning,  i alla fall samma dag och då ska det i princip vara ett akutfall (någon som fått magsjuka eller liknande och inte kan delta).

Annars är praxis att man ska ha ett specificerat antal 2 veckor innan.
Så om ni inte är villiga att betala även om folk inte kommer - så behöver ni få anmälningar i förväg.
De flesta restaurangen har inte heller möjlighet att ta emot ett större sällskap utan bordsreservation, så att göra det till ett "drop-in-event" kan göra att ni inte får platser tillsammans utan blir utspridda över hela restaurangen om dom ens har platser kvar för er.

Jag skulle ha formulerat det ungefär såhär (lite långt dock):
Då vi vet att flera kommer att övernatta på XX Hotell skulle vi tycka att det var trevligt att tillbringa lite extra tid med er (och övriga som är intresserade av att förlänga dagen). Därför har vi förbokat bord och deras festmeny så att vi kan äta en riktigt god middag tillsammans.
Ni som är intresserade kan tala om vid OSA om ni är intresserade. XXX:- per person sätter ni i så fall också in på vårt konto XXX XXX XXX så att vi kan göra en förskottsbetalning.

Om alla får beställa själva från menyn så kan dom gott och väl betala för sig själva.
Om ni vill så bjuder ni alla på efterrätt så får ni ju ändå bjuda på något speciellt ;) 

Och det är inte lila "illa" att bara boka platser - och så kom inte alla / man avbokar några platser lite sent. Som om man har bokat med mat - och så avbokas det i sista minuten (efter att dom har köpt in råvaror, preppat inför kvällen och kanske tagit in extra personal) :) 

Jag skulle nog också ändra lite i formuleringen så att det framgår att det gäller alla gäster och inte bara dom som bor på hotellet :) 

Men annars låter det bra :)

Du kan ju bara ändra formuleringen lite som sagt :) 

PS; Eftersom en del av er inbjudna kommer att övernatta på Xxhotelletxx, har vi valt att reservera platser så vi kan avsluta dagen med en god middag tillsammans. 
Detta gäller alla inbjudna gäster, inte bara de som bor på hotellet.
Tala om för oss så snart som möjligt om ni vill äta med oss.

Du behöver inte nämna hotellets A'la carte-meny. Utan när dom talar om ifall dom vill ha en plats så kan ni ju bara "förtydliga" att detta inte är något ni bjuder på, utan alla väljer och betalar sin egen mat... :) 

Toppen :) 

Det enda jag skulle vilja påpeka (ord-nörd som jag är) är att det heter "slå två flugor i en smäll" eller om man vill skämta till det så säger man "göra två flugor på smällen"
;) 
Men det är petitesser ;) 

Glöm inte berätta hur det gick sen bara ;) 

(alltså vi vill ha bilder :D )